Jak archiwizować dokumenty w dobie koronawirusa?

Ktoś, kto w przeszłości pomyślał, że cyfryzacja czy praca online nie będzie posunięciem przyszłościowym, pewnie teraz „bije się w pierś”, bo teraz w większości przypadków to sposób na nowoczesny biznes, w szczególności w dobie koronawirusa. Podobnie sprawy się mają w odniesieniu do pracy zdalnej z punktu widzenia przedsiębiorców, bo to dzięki elektronicznemu kontaktowi wewnątrz firmy czy umożliwieniu pracownikom i klientom drogi kontaktu online jest niezbędnym instrumentem ułatwiającym prawidłowe funkcjonowanie danego biznesu.

Co więcej, przedsiębiorcy, którzy wcześniej nie posługiwali się w swoich firmach elektronicznym obiegiem dokumentów i przechowują dokumentację w formie papierowej mają teraz nie lada problem dotyczący utrudnionego dostępu do nich w obecnie otaczającej nas „koronawirusowej rzeczywistości”. Rodzi to problem natury fizycznej i logistycznej, ze względu na przebywanie w domach większości pracowników, którzy mają ten komfort wykonywania pracy zdalnie. W najgorszej sytuacji są ci przedsiębiorcy, którzy zmuszeni są udać się do archiwum i fizycznie odnaleźć dokumenty, którymi są zainteresowani. Sytuacja, w której aktualnie musieliśmy się wszyscy odnaleźć składnia do refleksji nad rezygnacją z papierowych archiwów na rzecz tych elektronicznych, dostępnych w każdym momencie, z każdego miejsca na świecie.

Niemniej jednak, uprzednio należy dogłębnie przeanalizować takie posunięcie. Weryfikacja własnych możliwości i ograniczeń mogą wynikać z polskich regulacji podatkowych, we wspomnianym zakresie. Na uwagę zasługują tu przepisy prawne oraz podatkowe, z których wyszczególnić warto zbiór dokumentów, które jednak bezwzględnie muszą być przechowywane w sposób fizyczny w wersji oryginalnej (np. akty notarialne), co do pozostałych brak jednoznacznej formy ich przechowywania.


Weźmy na tapetę faktury

Niestety z ustaw podatkowych nie wynikają precyzyjne wytyczne, z których odnośnie do formy przechowywania faktur VAT jako podstawowych dokumentów podatkowych.  Istnieje mnogość regulacji określających np. okres ich przechowywania, sposób uporządkowania, nakazują zapewnienie dostępu w razie kontroli, ale brak przepisu określającego, czy forma elektroniczna jest wystarczająca. Było to „punktem zapalnym” od którego rozpoczęło się wydanie szeregu interpretacji podatkowych odnoszących się do tego zastanawiającego zagadnienia. Elementarną wątpliwością podatników było zagadnienie czy faktury VAT wystawiane i otrzymywane w formie papierowej mogą być skanowane i przechowywane w formie elektronicznej, a wersje papierowe niszczone.  Poruszone zostało stanowisko, iż po spełnieniu wyodrębnionych wymagań, jest to dopuszczalne.


Co z niszczeniem faktur?

Brak regulacji odnoszących się do skanowania i niszczenia faktur papierowych, nie ma przepisów, które pozwoliłyby na precyzyjne określenie, w którym momencie należy tego dokonać. Co więcej, po zasięgnięciu do innych interpretacji indywidualnych nie przedstawiaj się jednolite stanowisko. Pod uwagę bierze się wiele czynności i jednocześnie momentów, takich jak: zeskanowanie, rozliczenie podatku wynikającego z faktury czy zatwierdzenie sprawozdania. Organy skarbowe w odpowiedzi na dany problem bazowała na rozwiązaniach proponowanych przez wnioskodawców, czyli brak konkretnego rozwiązania, którym jednoznacznie mogłyby się posługiwać wszelkie zainteresowane podmioty. Tym samym wydaje się, że każde działanie znajdujące odzwierciedlenie w stosowanej procedurze szczegółowo opisanej we wniosku o interpretację indywidualną, zostanie zaakceptowane. Wolność Tomku w swoim domku?


Dokumenty WDT, czyli wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów

Kolejną grupą dokumentów podatkowych jest dokumentacja potwierdzająca dokonane transakcje wewnątrzwspólnotowe, które zdarza się, że są przechowywane w formie papierowej. Podobnie jak ma to miejsce w wypadku faktur, brak jest jednoznacznych przepisów, czy można przechowywać je jedynie w formie elektronicznej. Jednak, coraz więcej budzących się kontrowersji w tej dziedzinie spowodowało, iż pojawił się szereg pozytywnych interpretacji dotyczących możliwości przechowywania dokumentów tego typu jedynie w formie elektronicznej. Organy skarbowe potwierdzają, że zarówno otrzymane od kontrahentów skany papierowych dokumentów, jak i skany wykonane samodzielnie przez przedsiębiorców będą wystarczające, aby dokumentować transakcje wewnątrzwspólnotowe. Uważam, że to dobre wieści!


Co wiemy o fakturach VAT?

W oparciu o ustawę o VAT można wskazać, iż faktury powinny wskazywać trzy cechy: autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Warunek spełnienia tych przesłanek powinien być przez przedsiębiorców weryfikowany za pomocą właściwych kontroli biznesowych, które pomogą wskazać na właściwość twierdzeń, czy dokumenty utrwalają w sposób prawidłowy daną transakcję, czy nie ma możliwości ich modyfikacji oraz czy są czytelne dla ewentualnego Jana Kowalskiego. Są to cechy, które muszą być spełnione przez dokumenty będące podstawą rozliczeń podatkowych bez względu na formę, w jakiej zostały otrzymywane i są przechowywane. Niemniej jednak, szukając odpowiednich interpretacji indywidualnych, jednoznacznie wskazuje się, iż system kontroli uwzględniający spełnienie jednocześnie tych trzech przesłanek będzie wystarczający, aby wprowadzić w przedsiębiorstwie system archiwizacji elektronicznej. To chyba niewiele, prawda? 😊Ale! Zawsze pojawi się jakieś, ale… wypada wskazać, iż za każdym razem, przed podjęciem decyzji o przejściu na system archiwizacji elektronicznej warto dogłębnie przemyśleć planowane kroki, aby w sposób zgodny z przepisami i różnorodną interpretacją podejmować niezbędne działania. Można odnieść wrażenie, że te same działania są odpowiednie dla wszystkich form dokumentów podatkowych, których nie muszą być przechowywanie obowiązkowo w wersji papierowej.

Coraz bardziej rozwijająca się cyfryzacja oraz digitalizacja umożliwiają doskonalić umiejętność używania instrumentów elektronicznych w prowadzeniu działalności gospodarczej. Co więcej, nawet właściwe organy podatkowe wskazują na potrzebę ulepszenia procedur stosowanych przez przedsiębiorców i zezwalają na działania pozwalające wprowadzić elektroniczną archiwizację. W dobie ogólnoświatowego (niestety) wirusa SARS-COVID-19, czyli znaczących ograniczeń w swobodnym poruszaniu się, znaczących walorów nabrała możliwość wykonywania pracy zdalnej – na co wskazywałam na początku wpisu oraz w poprzednich artykułach wielokrotnie i myślę, że nie jest to bez znaczenie 😉 oraz, że jeszcze nie raz podkreślę, jak istotne znaczenie ma taka forma pracy we współczesnym świecie – bez konieczności wychodzenia z domu i sięgania do archiwów papierowych. Nie unika mojej uwadze, iż wprowadzenie sprawnych systemów elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na oszczędność czasu, energii, ale również pieniędzy ze względu braku konieczności wynajmowania powierzchni magazynowej do przechowywania dokumentacji, czy „zawalania” biur zbędną papirologią.

Warto w takim razie zastanowić się nad taką formą prowadzenia archiwum koniecznych dokumentów, co by sobie głowy nie zaprzątać niepotrzebnym bałaganem.

Studentka Prawa Uniwersytetu Opolskiego

Monika Mielnik

e-mail: kancelaria@kasztajanikowska.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *