Legal tech czy legalny pech?

Czas XXI w., w jakim dane nam jest żyć to dzieje bardzo szybkich i innowacyjnych zmian rzeczywistości. Tradycyjna praca rąk i umysłu ludzkiego coraz częściej zostaje zastąpiona nowoczesnymi programami, maszynami i robotami. Czy w przypadku zawodu prawnika jest podobnie? Czy istnieje margines ryzyka, w którym skrupulatna, ale i mozolna praca prawników odejdzie do lamusa? Warto zastanowić się nad tym zagadnieniem z perspektywy prężnie rozwijającej się dziedziny legal tech. Wdrażanie nowego systemu komputerowego, nowe regulacje RODO, które „kipią” od technologii, dalej… zabezpieczenia, klucze, chmury. To wszystko sprawia, że środowisko prawnicze żyje otoczone mnogą ilością informacji na temat technologii we wszystkich jej aspektach.

 

Czym jest legal tech?

Co ciekawe, brak jednoznacznej definicji terminu legal tech, ale najczęściej przez legal tech rozumie się wszelkie nowe rozwiązania technologiczne mające na celu ułatwić świadczone przez prawników usługi prawnych. Legal tech to również praca z przepisami, kierowana do klientów, prawników, kancelarii i departamentów prawnych. 

Legal tech można również określić jako „połączenie programowania z prawem, którego celem jest wypracowanie innowacyjnych rozwiązań technologicznych i biznesowych pomocnych zarówno dla prawników, jak i osób szukających pomocy prawnej”.

Być może prawnik lub prawniczka czytająca ten wpis uzna, że halo, przecież nie od dziś na co dzień korzystają z rozwiązań legal tech a nawet nie są w stanie dopuścić do siebie myśli, że kancelaria może funkcjonować bez tych narzędzi, takich jak chociażby elektroniczne bazy aktów prawnych, orzecznictwa i zbiorów komentarzy? Co więcej, przecież rzeczą naturalną jest zapisywanie czasu pracy dla klientów w dedykowanych do tego programach, a nawet archiwizacja dokumentów w narzędziach i systemach do zarządzania kancelarią (o archiwizacji dokumentów można poczytać w jednym ze starszych – ale nie tak bardzo 😊 – wspisów https://www.kasztajanikowska.pl/2020/05/13/jak-archiwizowac-dokumenty-w-dobie-koronawirusa/). To najpopularniejsze z rozwiązań legal tech, które od lat zdobywają coraz więcej zwolenników wśród prawników.

W czym technologia może pomóc prawnikowi?

Warto również zastanowić się nad trudnościami z jakimi prawnicy borykają się na co dzień – oczywiście w odniesieniu do legal tech. Wspomniane obciążenia można podzielić np. tak:

  • wykorzystanie zasobów ludzkich, czyli delegacja zadań, zatrudnienie nowych pracowników i ich wyszkolenie;
  • rozwiązania informatyczne np.: adaptacja aplikacji niededykowanych branży prawnej (np. do fakturowania, CRM, aplikacje do rozliczania czasu pracy, system bilingowania, aplikacje komunikacyjne, rozwiązania do „obróbki” danych, program OCR); korzystanie z oprogramowania dedykowanego branży prawnej (np. bazy wiedzy prawniczej, elektroniczny systemu obsługi spraw); wymyślanie i wdrażanie rozwiązań automatyzujących pracę niewymagającą wiedzy prawniczej (np. rozwiązanie pozwalające automatycznie tworzyć umowy);
  • metody organizacyjne np.: tworzenie baz dokumentów wzorcowych, organizacja pracy (np. wspólna praca w jednym pliku, zapisywanie w programie rozliczeniowym oraz w tytułach e-maili i dokumentów numeru nadanego klientowi, segregatory w kolorach w zależności od typu sprawy)

Mając powyższe na uwadze można uznać, że kwestie utrudniające prace prawnikom wymagają utworzenia programów przy zastosowaniu nowoczesnej technologii, które w sprawny sposób mogą usystematyzować zarządzanie kancelarią oraz merytoryczną pracę z przepisami i dokumentami prawnymi, a także zneutralizować ewentualną szkodliwość nadmienionych czynników.

W dobie częstego wykonywania pracy w sposób zdalny, legal tech może też okazać się pomocnym narzędziem w zarządzaniu kancelarią na odległość.

Merytoryczna praca prawnika i technologie powodują najwięcej kontrowersji. Jak to jest, że maszyna może lepiej niż prawnik przeanalizować skomplikowany stan faktyczny, zbadać tysiące stron dokumentów mając na uwadze kontekst biznesowy a także prawidłowo zrozumieć kontekst językowy przepisów? Gdzie się podzieją lata poświęcone na studia, aplikację, dodatkowe kursy doszkalające, wypracowana praktyka i doświadczenie? Czy to oznacza, że prawnicy za jakiś czas przestaną być potrzebni? Trudno odpowiedzieć wprost na zadane hipotezy, jednak nie da się uniknąć stwierdzenia, iż technologia coraz lepiej „czuje się” w kancelarii i usprawnia powtarzalne czynności, które prawnicy mają na stałe wpisane w swój tygodniowy rytuał pracy, ba! technologia jest w tym tylko lepsza i dokładniejsza, a poszerzająca się palestra prawnicza o nowych specjalistów coraz częściej przekonuje się do jej funkcjonalności.

Wydaje się więc, że powierzenie systemowi wykonanie mozolnej pracy polegającej chociażby na przeglądaniu tysięcy stron akt, pozwoli na skupienie się na niełatwej analizie prawnej, która bez   doświadczenia prawnika nie może mieć miejsca. Trzeba pamiętać, że każda sprawa jest inna i wymaga ona zawsze świeżego pochylenia się nad losem klienta, bo przecież właśnie za to otrzymuje się wynagrodzenie, prawda? Wiec suma summarum można dojść do wniosku, iż nie ma potrzeby, aby zajmować się czymś, do czego wystarczy wykorzystanie nowoczesnej technologii.

Asystentka Kancelarii

Monika Mielnik

kancealaria@kasztajanikowska.pl

Czytaj więcej

Mierzenie temperatury ciała pracownikom a RODO

Coraz to więcej różnych branż małymi kroczkami wraca do prowadzenia działalności po przestoju związanym z epidemią koronawirusa. Obostrzenia nie zniknęły, podobnie jak pewne wątpliwości. Tak przedstawia się też kwestia mierzenia temperatury ciała pracownikom w miejscu pracy czy nawet gościom np. hoteli i pensjonatów. O odpowiedź na niniejsze zagadnienie zadbał Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) rozsiewając część wątpliwości.

PUODO wskazał m.in. na to, że do prowadzenia tego typu badań konieczna jest podstawa prawna z uwagi na fakt, iż dane zdrowotne to dane szczególnej kategorii i ich przetwarzanie wymaga ściśle określonego postępowania.  Co więcej, przetwarzanie jest ograniczone do wskazanych przypadków. Ochrona przed poważnymi zagrożeniami o charakterze transgranicznym może być przesłanką do prowadzenia takiego przetwarzania (art. 9 ust. 2 lit. i) – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych; uchylenie dyrektywy 95/46/WE (RODO)).

Na mocy swoich uprawnień Główny Inspektor Sanitarny, może uznać mierzenie temperatury ciała pracowników za niezbędne. Nie bez znaczenia jest także obowiązek przedstawiania przez pracowników zaświadczeń o ich stanie zdrowia. GIS wydaje wówczas stosowną decyzję, która określa podstawę prawną do przetwarzania danych zdrowotnych.

Odnośnie do zakładów pracy, podstawą prawną nie może być zgoda pracownika na przetwarzanie danych złożona pracodawcy, z tego względu, że występuje między nimi nierówna relacja, która nie daje podstaw do stwierdzenia, że zgoda pracownika będzie w tej sytuacji w pełni dobrowolna.

Co istotne, przepisy prawa nie regulują, jaka wysokość temperatury daje podstawę do stwierdzenia, że pracownik jest chory bądź zarażony wirusem COVID-19. Stwierdzenie o podniesionej temperaturze ciała należy zatem do służ sanitarnych, które podejmują określone działania wskazują w konkretnych przypadkach na przyjmowanie właściwych rozwiązań, a nie do pracodawcy.

Podejmowane rozwiązania przez przedsiębiorców, pracodawców i inne podmioty będą legalne, jedynie w sytuacji, gdy administrator będzie realizował je na podstawie przepisów prawa – zgodnie z zasadą legalności określoną w art. 5 ust. 1 RODO, który stanowi co następuje:

„Dane osobowe muszą być:

  1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);
  2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 za niezgodne z pierwotnymi celami („ograniczenie celu”);
  3. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);
  4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”);
  5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania”);
  6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).

Niemniej jednak, PUODO nie jest bezwzględne w konfrontacji z przepisami Kodeksu pracy i odpowiedzialności pracodawców za przestrzeganie zasad bezpieczeństwa w zakładach pracy.

Studentka Uniwersytetu Opolskiego

Monika Mielnik

kancelaria@kasztajanikowska.pl

Czytaj więcej

Konsumenci pod opieką czy pod opresją?

Od czasu pandemii COVID-19 nie jest trudno zauważyć, że ceny szybko wzrosły. Co więcej, wiele sklepów, zwłaszcza mniejszych, zamknęło bądź zawiesiło swoją działalność. Pozostałym trudniej będzie podnosić ceny. Czym jest to powodowane oraz czy istnieje ryzyko wprowadzenia cen maksymalnych? Postaram się krótko wyjaśnić.

Na bazie ustawy z 31 marca 2020 r., która weszła w życie 1 kwietnia 2020 r., czyli tarczy antykryzysowej, wprowadzono sposobność ustalenia maksymalnych cen, marż hurtowych i detalicznych dla towarów lub usług, które mają znaczenie dla ochrony zdrowia czy bezpieczeństwa ludzi, a nawet kosztów utrzymania gospodarstw domowych.

Definicja ceny maksymalnej

Cena maksymalna to  cena urzędowa, powyżej której nie mogą być zawierane transakcje na dane dobro. Skutkiem wprowadzenia ceny maksymalnej może być niedobór rynkowy. Cena maksymalna jest zazwyczaj niższa od ceny równowagi rynkowej. Jest to pewnego rodzaju interwencja państwa w gospodarkę, co w zamierzeniu ma szczytny cel, jakim jest ochrona konsumentów przed nadużywaniami cenowymi.

Niestety, jednym ze skutków wyznaczenia zbyt niskiej ceny maksymalnej może okazać się powstawanie i rozwój czarnego rynku, niedobór towaru (nieopłacalność produkcji), marnowanie produktów (nieopłacalność sprzedaży, w rolnictwie: nieopłacalność zbiorów). Rodzi to ryzyko, iż nie wszyscy będą w stanie nabyć konkretny produkt lub usługę, a także spadek jakości towarów.

Rodzaje towarów objętych projektem ceny maksymalnej wg tarczy antykryzysowej
Ograniczenia mogą dotyczyć towarów lub usług „mających istotne znaczenie dla ochrony zdrowia lub bezpieczeństwa ludzi lub kosztów utrzymania gospodarstw domowych”. Do towarów istotnych dla ochrony zdrowia można zaliczyć przede wszystkim:

  • leki,
  • maski ochronne,
  • rękawiczki jednorazowe,
  • płyny do dezynfekcji,
  • ewentualnie inne środki ochrony osobistej dla medyków.

Niestety nie wprowadzono jednoznacznej interpretacji przepisów odnośnie do zakresu produktów objętych wprowadzeniem ceny maksymalnej, tak więc wiele wątpliwości budzi ustalenie produktów i usług istotnych dla kosztów utrzymania gospodarstw domowych. Jest to pretekstem do uznania, że żywność, dostawy mediów i środki czystości mogą być tym istotnym składnikiem kosztów utrzymania domu, dlatego też ich ceny mogą podlegać ograniczeniom.

Upoważnienie do podwyższania cen
Ceny maksymalne wyznacza minister ds. gospodarki w porozumieniu z ministrem ds. zdrowia i ministrem ds. rolnictwa, co następuje w formie rozporządzenia. Niemniej jednak, podczas wprowadzania cen maksymalnych, władze powinny wziąć pod uwagę ceny sprzed okresu zagrożenia epidemicznego, ale także uzasadnione zmiany kosztów produkcji i dystrybucji. Niestety ponownie ustawa nie wyjaśnia dodatkowych czynników i tym samym daje władzy dużą dowolność w ustalaniu cen maksymalnych, co może odbić się na wspomnianej wcześniej dostępności oraz jakości sprzedawanych towarów. Jak jednoznacznie określić, czy wzrost ceny danego produktu o 20 proc. będzie już przesłanką nałożenia cen regulowanych, czy będzie on musiał zdrożeć o 100 proc., czy (oby nie!) jeszcze więcej?

Jak przeciwdziałać wysokim cenom i czy takie zmiany mają rację bytu?

Co do zasady taki przepis pojawił się w odpowiedzi na zapotrzebowanie społeczne, czyli skargi konsumentów, którzy rzeczywiście mogli się spotkać ze wzrostem cen. Ma więc zapobiegać spekulacjom – komentuje Piotr Soroczyński, główny ekonomista Krajowej Izby Gospodarczej. – Idea słuszna, ale wprowadzenie takiego instrumentu w życie może być praktycznie niemożliwe. Bo nie mamy choćby aparatu państwowego, który mógłby wyłapać wszystkie przypadki albo obiektywnie ustalić, czy doszło do nadmiernego wzrostu cen, czy może jednak nie – podkreśla.[1]

Co więcej, należy mieć na uwadze, że w trakcie epidemii wzrost cen jest skumulowany z wieloma innymi czynnikami, takimi jak m.in.  zwiększone koszty surowców lub transportu. Wiele przedsiębiorstw, w terminie „na wczoraj” zmuszonych zostało do przekwalifikowania swojej działalności, co spowodowało nieprzewidywane wydatki mające bezpośredni wpływ na wzrost cen. Idąc dalej, nie jest to jedyny sposób na poradzenie sobie z problemami gospodarczymi, z jakimi przystało nam się zmierzyć jako państwu. Państwo posiada tak szeroki wachlarz możliwości, że wprowadzenie nagłego wzrostu cen nie musi stać się koniecznością. Dla przykładu, zwiększone zapotrzebowanie na określone dobra, np. maseczki lub rękawiczki, uruchamia machinę, na podstawie której można zlecić dodatkową produkcję.

Dlatego też trzeba podkreślić, iż ustalanie cen maksymalnych nie jest najlepszym sposobem przeciwdziałania cenom spekulacyjnym. Państwo nie jest w stanie kontrolować wszelkich sfer, w których może dojść do nadużyć tego środka, nawet, jeśli zastosowane zostaną wysokie kary finansowe za naruszenie limitów. Jeśli pewnych towarów zacznie na rynku brakować, zainteresowane nimi osoby znajdą ścieżkę, która będą mogły je otrzymać a to wiąże się z uruchomieniem szarej strefy. Jednym bezpiecznym środkiem chroniącym prawa konsumenta wydaje się być deklaracja podmiotów, które zgodzą się utrzymywać ceny w odpowiednich standardach. Ale czy to jest możliwe w 100% skuteczności? Myślę, że każdy zna odpowiedź… 😉

 

Studentka Uniwersytetu Opolskiego

Monika Mielnik

kancelaria@kasztajanikowska.pl

 

 

[1] Wypowiedź Piotra Soroczyńskiego, głównego ekonomisty Krajowej Izby Gospodarczej dla gazety Rzeczpospolita https://www.rp.pl/Handel/304019877-Rzad-ustalil-ceny-maksymalne-Dobry-pomysl-lecz-niewykonalny.html

Czytaj więcej

Jak archiwizować dokumenty w dobie koronawirusa?

Ktoś, kto w przeszłości pomyślał, że cyfryzacja czy praca online nie będzie posunięciem przyszłościowym, pewnie teraz „bije się w pierś”, bo teraz w większości przypadków to sposób na nowoczesny biznes, w szczególności w dobie koronawirusa. Podobnie sprawy się mają w odniesieniu do pracy zdalnej z punktu widzenia przedsiębiorców, bo to dzięki elektronicznemu kontaktowi wewnątrz firmy czy umożliwieniu pracownikom i klientom drogi kontaktu online jest niezbędnym instrumentem ułatwiającym prawidłowe funkcjonowanie danego biznesu.

Co więcej, przedsiębiorcy, którzy wcześniej nie posługiwali się w swoich firmach elektronicznym obiegiem dokumentów i przechowują dokumentację w formie papierowej mają teraz nie lada problem dotyczący utrudnionego dostępu do nich w obecnie otaczającej nas „koronawirusowej rzeczywistości”. Rodzi to problem natury fizycznej i logistycznej, ze względu na przebywanie w domach większości pracowników, którzy mają ten komfort wykonywania pracy zdalnie. W najgorszej sytuacji są ci przedsiębiorcy, którzy zmuszeni są udać się do archiwum i fizycznie odnaleźć dokumenty, którymi są zainteresowani. Sytuacja, w której aktualnie musieliśmy się wszyscy odnaleźć składnia do refleksji nad rezygnacją z papierowych archiwów na rzecz tych elektronicznych, dostępnych w każdym momencie, z każdego miejsca na świecie.

Niemniej jednak, uprzednio należy dogłębnie przeanalizować takie posunięcie. Weryfikacja własnych możliwości i ograniczeń mogą wynikać z polskich regulacji podatkowych, we wspomnianym zakresie. Na uwagę zasługują tu przepisy prawne oraz podatkowe, z których wyszczególnić warto zbiór dokumentów, które jednak bezwzględnie muszą być przechowywane w sposób fizyczny w wersji oryginalnej (np. akty notarialne), co do pozostałych brak jednoznacznej formy ich przechowywania.


Weźmy na tapetę faktury

Niestety z ustaw podatkowych nie wynikają precyzyjne wytyczne, z których odnośnie do formy przechowywania faktur VAT jako podstawowych dokumentów podatkowych.  Istnieje mnogość regulacji określających np. okres ich przechowywania, sposób uporządkowania, nakazują zapewnienie dostępu w razie kontroli, ale brak przepisu określającego, czy forma elektroniczna jest wystarczająca. Było to „punktem zapalnym” od którego rozpoczęło się wydanie szeregu interpretacji podatkowych odnoszących się do tego zastanawiającego zagadnienia. Elementarną wątpliwością podatników było zagadnienie czy faktury VAT wystawiane i otrzymywane w formie papierowej mogą być skanowane i przechowywane w formie elektronicznej, a wersje papierowe niszczone.  Poruszone zostało stanowisko, iż po spełnieniu wyodrębnionych wymagań, jest to dopuszczalne.


Co z niszczeniem faktur?

Brak regulacji odnoszących się do skanowania i niszczenia faktur papierowych, nie ma przepisów, które pozwoliłyby na precyzyjne określenie, w którym momencie należy tego dokonać. Co więcej, po zasięgnięciu do innych interpretacji indywidualnych nie przedstawiaj się jednolite stanowisko. Pod uwagę bierze się wiele czynności i jednocześnie momentów, takich jak: zeskanowanie, rozliczenie podatku wynikającego z faktury czy zatwierdzenie sprawozdania. Organy skarbowe w odpowiedzi na dany problem bazowała na rozwiązaniach proponowanych przez wnioskodawców, czyli brak konkretnego rozwiązania, którym jednoznacznie mogłyby się posługiwać wszelkie zainteresowane podmioty. Tym samym wydaje się, że każde działanie znajdujące odzwierciedlenie w stosowanej procedurze szczegółowo opisanej we wniosku o interpretację indywidualną, zostanie zaakceptowane. Wolność Tomku w swoim domku?


Dokumenty WDT, czyli wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów

Kolejną grupą dokumentów podatkowych jest dokumentacja potwierdzająca dokonane transakcje wewnątrzwspólnotowe, które zdarza się, że są przechowywane w formie papierowej. Podobnie jak ma to miejsce w wypadku faktur, brak jest jednoznacznych przepisów, czy można przechowywać je jedynie w formie elektronicznej. Jednak, coraz więcej budzących się kontrowersji w tej dziedzinie spowodowało, iż pojawił się szereg pozytywnych interpretacji dotyczących możliwości przechowywania dokumentów tego typu jedynie w formie elektronicznej. Organy skarbowe potwierdzają, że zarówno otrzymane od kontrahentów skany papierowych dokumentów, jak i skany wykonane samodzielnie przez przedsiębiorców będą wystarczające, aby dokumentować transakcje wewnątrzwspólnotowe. Uważam, że to dobre wieści!


Co wiemy o fakturach VAT?

W oparciu o ustawę o VAT można wskazać, iż faktury powinny wskazywać trzy cechy: autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Warunek spełnienia tych przesłanek powinien być przez przedsiębiorców weryfikowany za pomocą właściwych kontroli biznesowych, które pomogą wskazać na właściwość twierdzeń, czy dokumenty utrwalają w sposób prawidłowy daną transakcję, czy nie ma możliwości ich modyfikacji oraz czy są czytelne dla ewentualnego Jana Kowalskiego. Są to cechy, które muszą być spełnione przez dokumenty będące podstawą rozliczeń podatkowych bez względu na formę, w jakiej zostały otrzymywane i są przechowywane. Niemniej jednak, szukając odpowiednich interpretacji indywidualnych, jednoznacznie wskazuje się, iż system kontroli uwzględniający spełnienie jednocześnie tych trzech przesłanek będzie wystarczający, aby wprowadzić w przedsiębiorstwie system archiwizacji elektronicznej. To chyba niewiele, prawda? 😊Ale! Zawsze pojawi się jakieś, ale… wypada wskazać, iż za każdym razem, przed podjęciem decyzji o przejściu na system archiwizacji elektronicznej warto dogłębnie przemyśleć planowane kroki, aby w sposób zgodny z przepisami i różnorodną interpretacją podejmować niezbędne działania. Można odnieść wrażenie, że te same działania są odpowiednie dla wszystkich form dokumentów podatkowych, których nie muszą być przechowywanie obowiązkowo w wersji papierowej.

Coraz bardziej rozwijająca się cyfryzacja oraz digitalizacja umożliwiają doskonalić umiejętność używania instrumentów elektronicznych w prowadzeniu działalności gospodarczej. Co więcej, nawet właściwe organy podatkowe wskazują na potrzebę ulepszenia procedur stosowanych przez przedsiębiorców i zezwalają na działania pozwalające wprowadzić elektroniczną archiwizację. W dobie ogólnoświatowego (niestety) wirusa SARS-COVID-19, czyli znaczących ograniczeń w swobodnym poruszaniu się, znaczących walorów nabrała możliwość wykonywania pracy zdalnej – na co wskazywałam na początku wpisu oraz w poprzednich artykułach wielokrotnie i myślę, że nie jest to bez znaczenie 😉 oraz, że jeszcze nie raz podkreślę, jak istotne znaczenie ma taka forma pracy we współczesnym świecie – bez konieczności wychodzenia z domu i sięgania do archiwów papierowych. Nie unika mojej uwadze, iż wprowadzenie sprawnych systemów elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na oszczędność czasu, energii, ale również pieniędzy ze względu braku konieczności wynajmowania powierzchni magazynowej do przechowywania dokumentacji, czy „zawalania” biur zbędną papirologią.

Warto w takim razie zastanowić się nad taką formą prowadzenia archiwum koniecznych dokumentów, co by sobie głowy nie zaprzątać niepotrzebnym bałaganem.

Studentka Prawa Uniwersytetu Opolskiego

Monika Mielnik

e-mail: kancelaria@kasztajanikowska.pl

Czytaj więcej

​Przedsiębiorcy, jak żyjecie? – „O co kaman” z Tarczą finansową Polskiego Funduszu Rozwoju

Od dłuższego czasu głośno mówi się o tarczy antykryzysowej, a w jej ramach rządzący podjęli się nowelizacji jeszcze kilku innych ustaw, takich jak np. ustawa o Systemie Instytucji Rozwoju, która nadaje Polskiemu Funduszowi Rozwoju (czyli PFR) wiele dodatkowych kompetencji. Czym jest więc wspomniana Tarcza finansowa PFR? Postaram się „w pigułce” przybliżyć daną tematykę.

A więc, Tarcza Finansowa PFR nie jest to nic innego, jak program mający na celu pomoc skierowaną do przedsiębiorców w celu udzielenia im wsparcia finansowego – na ten cel zostało przeznaczone około 100 mld zł, czyli dość satysfakcjonująca kwota, prawda? 😉

Pojawia się wiele opinii, że może to być nawet największy w historii Polski gospodarczy program ratunkowy ochrony miejsc pracy i wsparcia finansowego dla przedsiębiorstw o wartości 75 mld zł. Ciekawe…. Ale co dalej?

Z subwencji może skorzystać aż 670 tysięcy firm. Nie ma się jednak co dziwić, skoro przez zatrzymanie gospodarki jako państwo tracimy nawet aż 30 mld złotych miesięcznie. Nie są to pocieszające dane, jednak po czasie kryzysu musimy wrócić jakoś do „normalności”, a przynajmniej początkowo pozornej. Wydaje się więc, że lepszym rozwiązaniem będzie podtrzymanie swojej działalności chociaż na minimalnym poziomie, tym bardziej, że aż 75% kwoty subwencji po roku może być umorzona, głównie pod warunkiem utrzymania działalności i zatrudnienia.

Co więcej, wsparcie finansowe pozwoli na zapobieganie masowym upadłościom i zwolnieniom pracowników, które mogłyby skutkować przeogromnymi kosztami społecznymi i gospodarczymi. W takiej sytuacji inwestycja w przedsiębiorców na tym etapie może okazać się jednym z kluczowych rozwiązań zapobiegnięcia ogólnopolskiej, ba! nawet ogólnoświatowej dramie.

Polski Fundusz Rozwoju we współpracy z Krajową Izbą Rozliczeniową, Krajową Administracją Skarbową i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz 17 bankami stworzył omawiany projekt, który ma nam wszystkim po prostu pomóc.

Kto może liczyć na pomoc z PFR?

Rządzący wskazali dwie grupy docelowe, które mogą skorzystać z Tarczy finansowej PFR, a mianowicie:

  • mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa,
  • duże przedsiębiorstwa.

Czy wyszczególniono jakieś formy wsparcia finansowego?

Mikro, mali i średni przedsiębiorcy mogą liczyć na subwencje, które po części są bezzwrotne!

Natomiast duże przedsiębiorstwa to grupa, dla których program przewiduje trzy formy wsparcia finansowania, z które kolejno podzielić można na:

  • płynnościowe (m.in. pożyczki, obligacje),
  • preferencyjne (pożyczki na preferencyjnych zasadach),
  • inwestycyjne (nabywanie instrumentów kapitałowych).

Jakie warunki należy spełnić, aby otrzymać wsparcie?

Istotne znaczenie ma wielkość danego przedsiębiorstwa. Niemniej jednak, na uwagę zasługą przede wszystkim: prowadzenie działalności na dzień 31 grudnia 2019 r., spadek obrotów gospodarczych o co najmniej 25%, niezaleganie z płatnościami podatków i składek na ubezpieczenia społeczne, posiadanie rezydencji podatkowej na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a nawet brak rezydencji podatkowej głównego beneficjenta rzeczywistego na terenie „raju podatkowego”.

Ok, to teoria, ale co należy zrobić, aby wsparcie nam przysługiwało?

  • Przede wszystkim należy złożyć odpowiedni wniosek o udzielenie wsparcia finansowego, ale wcześniej trzeba sprawdzić, czy wszelkie warunki uprawniające do otrzymania takiej pomocy zostały spełnione.
  • Dużą wygodą jest możliwość składania wniosków o udzielenie subwencji za pomocą bankowości elektronicznej w poszczególnych bankach przez mikro, małych i średnich przedsiębiorców. Natomiast w odniesieniu do dużych przedsiębiorstw, wstępny wniosek można składać za pośrednictwem specjalnego formularza udostępnionego przez PFR.
  • Pomoże również wcześniejsze złożenie deklarację VAT, tym bardziej, że złożenie wniosku jest bardzo proste i nie wymaga zaświadczeń, ani dokumentów księgowych. Przedsiębiorca, który rozlicza VAT, przed złożeniem wniosku o subwencje złożył najpierw elektronicznie deklarację VAT za miesiąc, który wskazuje jako podstawa dla obliczenia spadku przychodów. Pozwoli to na uniknięcie odmów przyznania subwencji w efekcie braku możliwości weryfikacji utraty obrotów. Co do przedsiębiorstw, które rozliczają się kwartalnie, nie ma powodów do stresu, ponieważ program ma w swoim zasięgu dane z JPK (Jednolity Plik Kontrolny). Wnioski mogą składać też firmy np. z branży turystycznej, które rozliczają się wg metody VAT marża.
  • Warto również precyzyjnie obliczyć liczbę pracowników, bo od niej zależy kwota subwencji!
  • Należy również zadbać o to, aby osoba podpisująca umowę o subwencje w bankowości elektronicznej mogła zgodnie z prawem reprezentować Twoją działalność. Natomiast, jeśli taka osoba podpisuje umowę nie jest jednak uprawniona w rejestrach do jej reprezentowania, musi mieć odpowiednie umocowanie w postaci pełnomocnictwa. Jest to wielce istotna kwestia, z uwagi na fakt, iż brak takiego pełnomocnictwa może skutkować nieważnością umowy, a tym samym brakiem możliwości umorzenia aż do 75% kwoty subwencji.
  • Odnośnie do spadku obrotów lub niższej ilości pracowników niż ta, którą zadeklarowano, to nie powoduje to braku wypłaty subwencji, tylko jest ona przyznawana w niższej kwocie.

Do dobrych wiadomości należy kwestia, iż wnioski można składać w dowolnym momencie i dowolną liczbę razy ponownie! Myślę, że to dobre rozwiązanie, jeśli przez przypadek popełni się jakiś drobny błąd, który przecież każdemu może się zdarzyć. 😉 lub miał zaległości, ale je spłacił, to może bez konsekwencji skorygować wniosek, który będzie niezwłocznie rozpatrzony. Wnioski można składać do 31 lipca 2020 r., a kwota przeznaczona na tego typu pomoc jest dość satysfakcjonująca, a czasu jest jeszcze sporo.

Jeżeli jakiekolwiek zagadnienie jest dla Państwa niejasne, zapraszamy do kontaktu z ekspertkami z naszej Kancelarii 😊 Z pewnością pomożemy rozwikłać wszelkie wątpliwości.

Studentka Uniwersytetu Opolskiego

Monika Mielnik

kancelaria@kasztajanikowska.pl

Czytaj więcej

Czy koronawirus zainfekuje coś jeszcze poza ludzkim organizmem? Weźmy pod lupę dane firmowe

Czy koronawirus zainfekuje coś jeszcze poza ludzkim organizmem? Weźmy pod lupę dane firmowe

Fakt, iż wirus SARS-COVID-19 zagraża ludzkiemu organizmowi jest już powszechnie znany i w znaczny sposób zdominował nasze życie. Pojawia się jednak pytanie, czy poza omawianymi we wcześniejszych artykułach problemach o zbliżonej tematyce, jest jeszcze jakaś sfera, która postawi w świetle wątpliwości zapobiegania temu zjawisku? Otóż tak, mowa o danych osobowych. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

 
Nie budzi najmniejszej wątpliwości, iż najważniejszym priorytetem dla zarządów firm jest rzeczywista kalkulacja ewentualnego ryzyka związanego z zabezpieczeniem życia i zdrowia pracowników, co więcej można spodziewać się zmiany reguł funkcjonowania w czasie kryzysu, ale przede wszystkim będzie zależało na utrzymaniem ciągłości biznesu do czasu opanowania sytuacji.

Czy dane firmowe mogą być zagrożone?
Warto zauważyć, iż czas epidemii to sprzyjające okoliczności dla zagrożenie danych firmowych. Aby przetrwać kryzys, wiele przedsiębiorstw jest zmuszonych do otwierania swoich wewnętrznych systemów na świat, aby umożliwić pracownikom dostęp do danych z sieci publicznych. Zwiększa się tym samym wielokrotnie ryzyko ataku na systemy informatyczne.

Większość działań administratorów IT, w związku z pilnymi potrzebami połączonymi z kryzysem, wykonywanych jest w nadmiernym, ale często koniecznym pośpiechu, co z kolei wiąże się z uzyskaniem szybkiego i widocznego efektu, bez względu na bezpieczeństwo, co może być błędnym tokiem myślenia. Niestety, ale bardzo łatwo o błędy wybierając prostsze rozwiązania w konfiguracji urządzeń i systemów z pominięciem elementarnych składników zachowania bezpieczeństwa. Utrzymywanie domyślnych kont serwisowych, stosowanie takich samych prostych haseł do wielu systemów czy otwieranie „tylnego wejścia” do systemu z zewnątrz to tylko część z błędów, na które tylko czekają hackerzy. Co więcej, wzmożona presja czasu przy konfigurowaniu sprzętu dla pracowników zdalnych, może mieć swoje odzwierciedlenie w braku aktualizacji systemu operacyjnego czy kluczowych komponentów bezpieczeństwa poszczególnych systemów i aplikacji. Idąc na skróty, wiele pracowników może otrzymać uprawnienia administratora przekazanych przez personel zajmujący się IT, wszystko oczywiście po to, aby ułatwić sobie zdalne rozwiązywanie problemów, a to niestety może przełożyć się na niekontrolowane instalowania niebezpiecznych aplikacji, a nawet do wyłączania zabezpieczeń antywirusowych. Wszystkie tego typu działania przyczynią się do ułatwienia pracy hackerom w celu zainfekowania sprzętu IT wirusem – i nie mowa tu o COVID-19.

Co więcej, systemy firmowe będę musiały zetknąć się z otoczeniem sieciowym, które również podlegać będzie mnogim zmianom. To, co dotychczas było siecią wewnętrzną, zostało nagle połączone z wieloma nieznanymi sieciami domowymi. Warto jednak zauważyć, że w co niektórych przypadkach, może to być również sieć publiczna czy ogólnoosiedlowa, a jak doskonale wiemy, tego typu połączenia narażone są na wyjątkowe niebezpieczeństwo. Najlepiej byłoby wyposażyć pracowników w niezależne, kontrolowane przez firmę urządzenia dostępowe lub smartfony bądź karty SIM umożliwiające dostęp do Internetu bez limitów.

Wiele firm może mieć trudność z zapewnieniem pracownikom sprzętu służbowego, przez co będą oni zmuszeni do wykorzystania swojego sprzętu prywatnego, a to z oczywistych powodów wiążę się z nieskutecznym zapewnieniem bezpieczeństwa dla danych firmowych. Należy zatem przygotować odpowiednie procedury i zalecenia oraz zadbać o to, żeby były one egzekwowane.

Niestety, ale konieczność przebywania w domach przez dłuższy czas może skutkować zwiększoną liczbą ataków na sieci przez domorosłych hackerów. To zjawisko dotknie również znudzoną brakiem innych rozrywek młodzież, która w poszukiwaniu zajęcia może zacząć „eksperymentować”, co niesie dodatkowe zagrożenie, ponieważ tego typu ataki wcale nie będą musiały okazać się umyślne. W takim wypadku, zagrożone są sieci bezprzewodowe pracowników lub te współdzielone z wieloma użytkownikami. Co więcej, ataki mogą dotyczyć infrastruktury firmowej, zwłaszcza w momencie, gdy uwaga administratorów będzie skupiona na utrzymaniu funkcjonowania systemów, a nie na analizie zapisów z systemów bezpieczeństwa – łatwy łup dla hackerów. Niestety, ale w czasie wzmożonego ruchu przychodzącego do firmy ciężko będzie udowodnić czy konkretny adres należy do pracownika, czy też osoby zupełnie niekompetentne. Odpowiednie przygotowanie do wielu ewentualności może okazać się wartością na wagę złota, aby zapobiec niechcianym atakom hackerskim.

A co z oszustami?

Przestępcy, oszuści czy naciągacze mają obecnie „swój czas”, który wynika ze zmian w naszym dotychczasowym działaniu, a szczególnie tak duża jak światowa epidemia i wiążące się z nią ograniczenia, czy dodatkowe regulacje. Wykorzystywany efekt strachu przed nieznanym zagrożeniem oraz braki na odpowiednim poziomie komunikacji, czy nawet podjęte przez państwo działania są materiałem do wykorzystania pewnych haczyków socjotechnicznych.

Odpowiednie nastawienie pracowników na tego typu ataki jest elementem niezbędnym w obecnej sytuacji. Tego typu gierki przestępcze mogą być tworzone nie tylko za pośrednictwem maila, ale także telefonicznie (na co narażeni są również seniorzy). Może się to wydarzyć w sytuacji. Każdy pracownik powinien znać i stosować procedury weryfikowania typu działań podejmowanych w celu włamania się do bazy danych danej firmy. Wniosek z tego taki, podkreślany przeze mnie już któryś raz w niniejszym wpisie, iż odpowiednie przeszkolenie pracowników jest niezbędne, aby w trosce o dobro firmy nie narazić jej, czy właśnie ludzi w niej pracujących na niechciane cyberprzestępstwo.

Co więcej, ataki mogą być nakierowane także na prywatne potrzeby pracownika, np. próba wyłudzenia danych uwierzytelniających czy nawet dotyczących kart płatniczych pod zamaskowanym nowym sklepem spożywczym on-line z dostawami do domu czy nawet fałszywa aplikacja internetowa, przy użyciu której można uzyskać szybką zapomogę od rządu na czas kryzysu, przy czym najlepiej zrobić to szybko, bo potem dłużej się będzie czekało na wypłatę – smutne, ale prawdziwe, tego typu ataków możemy być obecnie świadkami i oby nie doświadczyć tego personalnie.

Wszelkiego rodzaju zabezpieczenia przyczynią się do szybszego powrotu do normalności. Konieczne do wykonania są po prostu odpowiednie szkolenia i nastawianie pracowników, ale również zarządu danego przedsiębiorstwa.

Sposób działania w przedsiębiorstwach, aby jak najlepszy sposób zneutralizować ryzyko wycieku danych osobowych

Biorąc „pod lupę” zaledwie czynniki związane z bezpieczeństwem systemów informacyjnych, należy uwzględnić zaledwie kilka elementarnych komplikacji do których można zaliczyć np. bezpieczeństwo ludzi.

Jak już zdążyliśmy się świetnie przekonać o negatywnej działalności wirusa COVID-19, która może nawet doprowadzić do zgonu, nie należy więc tego ignorować. Jednak warto wprowadzić wszelkie możliwe środki ograniczające bezpośrednie kontakty pomiędzy pracownikami, ze wskazaniem na administratorów kluczowych systemów informatycznych. Jeśli istnieje możliwość pracy zdalnej przez osoby wykonujące ten zawód, jednak powinno się uwzględnić konieczność potencjalnego fizycznego dostępu np. do serwerowni w przypadku wystąpienia awarii. Najodpowiedniejszym sposobem wyjścia z ewentualnych „tarapatów” może okazać się stworzenie kilku rotacyjnie działających zespołów (o ile li zebność pracowników na to pozwala), które nie będą się bezpośrednio spotykać. Tym sposobem uda się ograniczyć potencjalne rozprzestrzenianie się infekcji, co więcej taka metoda pozwoli na zwiększenie bezpieczeństwa pozostałej części kadry w sytuacji, gdy z powodu zachorowania jednej osoby cały współpracujący z nią zespół będzie objęty kwarantanną.

Papier przyjmie wszystko 😉

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na dane dostępowe pozwalające na administrowanie systemami i bezpiecznie je zdeponować, np. fizycznie w postaci zabezpieczonej koperty przechowywanej w sejfie zarządu. Warto również sprawdzić, czy część pracowników posiada niezbędną wiedzę w zakresie działania najważniejszych systemów. Skutecznym sposobem jest też spisanie najistotniejszych wartości w postaci różnorodnej dokumentacji.

Co by milion razy sprzętu nie kupować

Sprzęt IT wykorzystywany do pracy może stać się celem masowych połączeń z siecią publiczną, co w konsekwencjach może to oznaczać zwiększoną częstotliwość występowania awarii, co więcej, nawet nieproszoną awarię. Co można zrobić w takiej sytuacji? – sprawdzić, czy w zapasach magazynowych można znaleźć jeszcze zastępcze urządzenia czy części zamienne, warto również zweryfikować, które z urządzeń są niezbędne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pozwoli to na opracowanie sprawnego planu działania w przypadku awarii któregoś z nich. Należy bowiem uwzględnić fakt, że w związku ze światową epidemią serwisy oraz łańcuchy dostaw mogą nie funkcjonować. Należy też przygotować się do prawdopodobnych awarii sprzętu służbowego powierzonego pracownikom, którzy mogą z niego korzystać także z miejsc znacznie oddalonych od siedziby firmy.

Inne zagrożenia
Warto też uwzględnić wzmożone występowanie dodatkowych problemów z którymi być może (oby nie) będzie dane zmierzyć się danemu biznesowi. Warto zwrócić dodatkową uwagę np. przeciążenie dostępu do sieci – może do doprowadzić do błędów podczas synchronizacji danych czy nawet utrudniać pracę zdalną. Ponadto, spadki napięcia i przeciążenie sieci energetycznej także mogą zacząć doskwierać, spowoduje to zagrożenie dla infrastruktury IT. W każdym z takich przypadków należy zabezpieczyć przede wszystkim zdrowie pracowników i serwisantów.

Studentka Uniwersytetu Opolskiego

Monika Mielnik

e-mail: kancelaria@kasztajanikowska.pl

Czytaj więcej

Badania lekarskie i szkolenia BHP w dobie koronawirusa

Kronawirus zawładną naszym życiem i sam bawi się świetnie, jednak nikomu poza nim nie jest do śmiechu. W szczególności przedsiębiorcom zatrudniającym pracowników. Główny Inspektor Pracy (GIP) musiał się jasno ustosunkować do zaistniałej sytuacji, zostały wydane więc regulacje odnośnie do obowiązku kierowania pracowników na profilaktyczne badania lekarskie oraz przeprowadzania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

Wytyczne GIP zostały skierowane do wszystkich Okręgowych Inspektorów Pracy.

Badania lekarskie 

GIP zarekomendował zawieszenie obowiązku wykonywania okresowych badań lekarskich pracowników do czasu odwołania stanu epidemii. Niemniej jednak, wprowadzenie takiego ograniczenia nie obejmuje obowiązku pracodawcy do terminowego wystawiania skierowań na badania okresowe pracowników. Ponadto, na pracodawcy spoczywa obowiązek zobligowania pracowników do odbycia badań okresowych niezwłocznie po odwołaniu stanu epidemii.

Na uwagę zasługuje propozycja GIP, aby utrzymać zakaz dopuszczania do pracy pracowników niedysponujących orzeczeniem lekarskim o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. W konsekwencji niezmiennie niemożliwe pozostaje dopuszczenie pracownika do pracy bez poddania go wstępnym profilaktycznym badaniom lekarskim.

Szkolenia BHP i instruktaż stanowiskowy

W zakresie działalności pracodawcy powinno zostać umożliwienie mu przeprowadzenie obowiązkowych szkoleń pracowników w formie samokształcenia lub seminariów w trybie zdalnym. Propozycja GIP obejmuje przede wszystkim odbywanie szkoleń w formie wideo- lub telekonferencji. Pracodawca decydujący się na wprowadzenie takich rozwiązań powinien zapewnić pracownikom dostęp do materiałów niezbędnych do zapoznania się z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w danym zakładzie (np. poprzez rozesłanie materiałów drogą mailową). W przypadku odbycia szkoleń w formie zdalnej, niezwłocznie po odwołaniu stanu epidemii, wszyscy pracownicy odbywający szkolenie w takim trybie powinni zostać zobowiązani do odbycia egzaminu sprawdzającego zdobytą przez nich wiedzę i ich umiejętności.

Wskazanie ujęte powyżej przez GIP mają zastosowanie się zarówno do szkoleń wstępnych oraz szkoleń okresowych pracowników. W odniesieniu do szkoleń wstępnych ich wymiar wynosić miałby co najmniej 3 godziny lekcyjne, zaś w przypadku szkoleń okresowych – co najmniej 8 godzin lekcyjnych. GIP w dalszym ciągu opowiada się za stanowiskiem utrzymaniem obowiązku przeprowadzania instruktażu stanowiskowego przed dopuszczeniem do wykonywania przez pracownika pracy na danym stanowisku.

Studentka Prawa Uniwersytetu Opolskiego

Monika Mielnik

kancelaria@kasztajanikowska.pl

Czytaj więcej

Wesele vs. Koronawirus. Jak poradzić sobie z zaliczką, zadatkiem i zawartymi umowami? Czyli o co chodzi z niewykonaniem umowy

Dni spędzone na kwarantannie powoli gubią się w rachubie. Jednak, co z planami ślubnymi? Z zawartymi umowami, zaliczkami, zadatkiem? Czy zabawa weselna ominie nowożeńców i ich gości?

Niewykonanie umowy, a siła wyższa

Co do zasady, za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania umownego dłużnik zobowiązany jest do poniesienia odpowiedzialności, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Co w takiej sytuacji z restauracjami, które na mocy Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego zakazane mają prowadzenia działalności – oczywiście jedynie na jakiś czas – z uwagi na COVID-19 musi obawiać się jakiejkolwiek odpowiedzialności?

Całe szczęście, w polskim orzecznictwie oraz w doktrynie wprowadzony taki termin jak „siła wyższa”, – czym jest, wyjaśnię w kolejnym akapicie – która pozwoli na ochronę i zabezpieczenie danej restauracji.

Siła wyższa to zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia, którego skutkom nie można zapobiec.

Do przykładów siły wyższej najczęściej zaliczyć można działania sił przyrody takie jak: powodzie, pożary o dużych rozmiarach, wybuchy wulkanów, trzęsienia ziemi czy epidemie, niecodzienne zachowania zbiorowości takie jak: strajki generalne, zamieszki, działania oraz działania władzy państwowej takie jak: zakazy eksportu i importu, blokady granic, blokady portów.

Mając na uwadze powyższe przypadki, można uznać, iż wystąpienie pandemii koronawirusa i wprowadzenie przez władzę czasowego zakazu prowadzenia określonych rodzajów działalności jest siłą wyższą.

Niewykonanie w ustalonym terminie umowy przez restaurację, fotografa, zespół, kamerzystę z powodu siły wyższej prowadzi do braku ich odpowiedzialności wobec nowożeńców za powstałe z tego powodu szkody, czyli w żaden sposób nie można przypisać im winny, jak również wyłączona jest ich odpowiedzialność na zasadach ogólnych. Uważać jednak trzeba na zapisy zawarte w umowie, a także na treściwe rozpoznanie różnicy między szkodą a siłą wyższą.

Co więcej, żadne kary umowne nie mogą zostać naliczone, które zostały przewidziane w umowie, a nawet nie można żądać odszkodowania, jednak można żądać wykonania umowy po ustaniu siły wyższej. Niemniej jednak, przypadków może być wiele i nad każdym należy się pochylić w odpowiedni dla niego sposób w oparciu o to, o czym pisałam wcześniej, czyli czy istnieje związek między szkodą a siłą wyższą i w oparciu o treść umowy.

Spokojną głowę może mieć również Para Młoda, ponieważ aktualna sytuacja o charakterze siły wyższej dotyczy także ich tzn., że również oni nie mogą podnieść odpowiedzialności wobec restauracji, hotelu, kamerzysty, fotografa itd. w związku z tym, że ich ślub i wesele nie może się odbyć.

Umowa ślubna a jej rozwiązanie

Co do zasady, wystąpienie siły wyższej nie prowadzi do wygaśnięcia, rozwiązania, wypowiedzenia czy nieważności umowy – chyba, że co innego wynika z zawartych w niej zapisów. Wykonanie umowy jest wciąż możliwe, ale występują chwilowe przeszkody. Tym samym umowy powinny dojść do skutku po ustaniu siły wyższej.

Jednak, jeśli taka forma kontynuowania współpracy nie jest odpowiednia dla żadnej ze stron, można taką umowę rozwiązać za porozumieniem.

Zaliczka i zadatek

Wykonanie umowy po ustaniu siły wyższej wg stron nie ma racji bytu i dochodzi do rozwiązania umowy. Ale co z zaliczką i zadatkiem?

Na uwagę zasługują przepisy Kodeksu Cywilnego odnośnie do zadatku: W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy wypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.

Wynika z tego, iż rozwiązanie umowy z powodu koronawirusa powoduje zwrot wpłaconego zadatku.

W kwestii zaliczki nie jest jednak tak łatwo z racji na brak precyzyjnych przepisów Kodeksu Cywilnego. Jednakże, biorąc pod uwagę okoliczności, czyli wspomnianą siłę wyższą oraz fakt, iż Pary Młode występują w relacjach z wykonawcami jako konsumenci, zaliczka powinna być zwrócona.

Kierunek wyjścia z tarapatów

Z każdej sytuacji można znaleźć wyjście, a zachowanie spokoju oraz brak paniki jest jak najbardziej wskazany. Mając na uwadze, iż obie strony są w tej sytuacji poszkodowane, zarówno Para Młoda jak i restauracje, kamerzyści oraz cała reszta „gwardii weselnej” oraz z pewnością każdemu będzie zależało na wykonaniu umowy, a najlepszym wyjściem będzie współpraca dla wspólnego dobra. Profesjonalne zachowanie ze strony usługodawców oraz szczypta dobroci oraz wzajemnego zrozumienia może okazać się kluczem do wyjścia z tej trudnej sytuacji.

Nie zapomnijcie jednak o właściwych aneksach do zawartych wcześniej umów! ?

Studentka Prawa Uniwersytetu Opolskiego

Monika Mielnik

kancelaria@kasztajanikowska.pl

Czytaj więcej

Przedsiębiorcy, powiedzcie przecie, czy antidotum na koronawirusa w Kodeksie Pracy znajdziecie?

Co w sytuacji, kiedy pracownik odmawia przyjścia do pracy z powodu kolegi/koleżanki zarażonej koronawirusem lub ich miejscem pracy jest środowisko o dużym natężeniu klientów?

Pracownik ma prawo odmówić przystąpienia do pracy raz oddalić się z miejsca, w którym czuje się zagrożony z powodu przebywania w miejscu pracy osoby zarażonej koronawirusem i istnieje bezpośrednie ryzyko styczności z taką osobą przy zagrożeniu życia lub zdrowia pracownika, jednak wcześniej zobowiązany jest zawiadomić o tym przełożonego. Wobec tego pracownik nadal zachowuje prawo do wynagrodzenia, a także nie może ponosić żadnych niekorzystnych dla niego konsekwencji wynikłych z powstrzymania się od pracy lub oddalenia się z miejsca zagrożenia. Należy jednak podkreślić, iż sam fakt przebywania w miejscu pracy z osobą, która powróciła z terenów objętych koronawirusem, nie może być dla pracownika wystarczającym powodem dla powstrzymania się od pracy. Istotne jest, aby zagrożenie zarażania się wirusem musi być bezpośrednie i rzeczywiste, a nie tylko domniemane.

Home office i praca zdalna.

Świadczenie pracy zdalnej nie jest niczym nowym we współczesnym świecie, tym bardziej, kiedy wynika ona z porozumienia pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem. W takim wypadku, kiedy pracownikowi przebywającemu w ostatnim czasie w miejscu uznawanym za obszar zagrożenia epidemiologicznego, pracodawca może wyjść z inicjatywą świadczenia przez pracownika pracy zdalnej. Zgodnie z wyjaśnieniami wydanymi przez Państwową Inspekcję Pracy, pracodawca nie jest jednak uprawniony do jednostronnego polecenia świadczenia pracy w ramach home office. Możliwość polecenia pracy zdalnej na oznaczony czas przewiduje natomiast art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Czy pracodawca ma jakieś możliwości wobec pracowników, aby ograniczyć konsekwencje ekonomiczne?

W niewielkim stopniu praca zdalna może być odpowiedzią na zagrożenie kryzysem gospodarczym wynikającym z rozprzestrzeniania się wirusa COVID-19. Jest to jednak rozwiązanie, które może dawać autentyczne wyniki tylko w przypadku pracowników, którzy mają możliwość wykonywać swoje obowiązki pracownicze np. pracując w domu. Nie dotyczy to jednak pracowników, których obecność w zakładzie pracy jest konieczna, czyli mogą to być pracownicy produkcyjni. Kolejną kwestią jest ogólna prewencja w zakładzie pracy związana z przeciwdziałaniem pojawienia i rozprzestrzenienia się wirusa COVID-19. Aktualnie wzmożone ryzyko tłumaczy wprowadzenie stosownych sposobów mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy na stosownym poziomie. Niestety przepisy nowej ustawy nie przewidują żadnych dodatkowych uprawnień dla pracodawców, w takim wypadku obecnie obowiązujące regulacje mogą okazać się odpowiedzią na poszukiwane sposoby działania. Co więcej, nowe procedury postępowania powinny być jasne i precyzyjne i nie nieść za sobą ryzyka naruszenia przepisów, w szczególności prawa pracy i RODO, dlatego zastosowane środki nie mogą naruszać praw i wolności pracowników, z tego powodu.

Czasowe zawieszenie pracy i wypłata dla pracownika.

Czasowe zawieszenie pracy wynikające z decyzji pracodawcy, czyli np. zamknięcie biura czy wstrzymanie produkcji z powodu zagrożenia przed rozprzestrzenianiem się COVID-19 będzie rozumiane na podstawie przepisów prawa pracy jako przerwa w wykonywaniu pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy. W tej sytuacji pracownikom należy się tzw. wynagrodzenie przestojowe. wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. Jeśli zakład pracy zostałby zamknięty z powodu decyzji Państwowego Inspektora Sanitarnego o poddaniu wszystkich pracowników odosobnieniu w związku z podejrzeniem lub rozpoznaniem choroby zakaźnej (COVID-19), wówczas pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia przez pierwsze 33 dni odosobnienia. Jeśli odosobnienie trwa dłużej, od 34. dnia świadczenie pieniężne na rzecz pracownika wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Należy jednak zwrócić uwagę na ważną kwestię, iż pracodawca nie ma prawnej możliwości przymusowego wysłania pracowników na urlop bezpłatny ani zwolnienia pracowników z obowiązku świadczenia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia w celu czasowego zawieszenia pracy i nie ponoszenia w tym okresie kosztów wynagrodzeń.

Czy w przypadku tymczasowego zamknięcia zakładu pracownicy mają roszczenie o wynagrodzenie?

Jakby to powiedział tzw. „typowy prawnik”, to zależy ? …  od okoliczności zamknięcia danego przedsiębiorstwa. Jeżeli pracodawca podejmuje decyzję o zamknięciu zakładu pracy z obawy ryzyka infekcji, musi wówczas wypłacić swoim pracownikom wynagrodzenie za przestój tak zwane „postojowe”. Wynika to z faktu, iż pracownik jest gotowy do wykonania pracy, ale nie jest to możliwe z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi pracodawca. Natomiast, jeśli zakład pracy zostałby zamknięty z powodu decyzji Państwowego Inspektora Sanitarnego o poddaniu wszystkich pracowników odosobnieniu w związku z podejrzeniem lub rozpoznaniem choroby zakaźnej (COVID-19), wtedy pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia przez pierwsze 33 dni odosobnienia. Jeśli odosobnienie trwa dłużej, od 34. dnia świadczenie pieniężne na rzecz pracownika wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Co więcej, jeśli firma zostanie zamknięta z powodu naczelnej decyzji profilaktycznej władz państwowych, można przypuszczać, iż pracodawca nie ma prawnego obowiązku wypłacania pracownikom wynagrodzenia, ponieważ zamknięcie zakładu nie nastąpiło z przyczyn wynikłych po stronie pracodawcy. Należy jednak domniemywać, iż zostałyby wydane przepisy szczególne regulujące kwestie świadczeń pieniężnych dla pracowników.

Kwarantanna i jej zarządzenie.

Pojawia się w tej kwestii mnogość różnych pytań takich jak: czy pracownicy nadal otrzymują pensje? -lub kto zwraca te koszty pracodawcy?

Wskazuje się, iż osoba poddana kwarantannie ma możliwość ubiegania się o wypłatę wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, czyli nie ma obaw, iż zostanie bez wypłaty. Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo wynagrodzenia wypłacanego przez pracodawcę. Po tym okresie czyli kolejno po 33 dnia lub 14 dla osób, które ukończył 50 rok życia, pracownik ma możliwość otrzymania zasiłku chorobowego finansowy z ubezpieczenia chorobowego.

Po prostu… BHP.

Nawiązując stosunek pracy jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 94 pkt 4 Kodeksu pracy). W tej sytuacji, w razie bezpośredniego zagrożenia wirusem, pracodawca może być zobowiązany do wprowadzenia podwyższonych wymogów dotyczących higieny w zakładzie pracy. Przestrzegania takich zasad można wymagać od pracowników. Wskazuje na to art. 211 pkt 7 Kodeksu pracy, pracownicy są zobowiązani do współdziałania z pracodawcą i przełożonymi w stosowaniu się do obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, w innym przypadku będzie to naruszenie warunków pracy przez pracownika.

Studentka Prawa

Uniwersytetu Opolskiego

Monika Mielnik

kancelaria@kaszta.janikowska.pl

Czytaj więcej

Kontakty z dzieckiem w sytuacji zagrożenia pandemią / epidemią koronawirusa

Obecna sytuacja w Polsce i na Świecie jest szczególna i dynamiczna. W Polsce został ogłoszony stan zagrożenia epidemicznego w związku z pandemią wirusa SARS-CoV-2 – epidemią zachorowań na ostrą zakaźną chorobę układu oddechowego COVID-19 wywoływaną przez wirusa SARS-CoV-2. Od 14 marca 2020 r. Zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia Łukasza Szumowskiego, obowiązuje w Polsce stan zagrożenia epidemicznego, a od 15 marca 2020 r. wprowadzono na granicach Polski kordon sanitarny, znacząco ograniczający ruch graniczny. Do 18 marca 2020 (godz. 19:00) liczba osób zakażonych koronawirusem w Polsce wyniosła 287 osób, z czego 5 osób zmarło.

W obliczu tak szczególnej sytuacji w Polsce, rodzice małoletnich dzieci często pytają, w jaki sposób wykonywać kontakty z dziećmi. Matki obawiają się o stan zdrowia otoczenia ze strony ojca. Natomiast ojcowie stawiają podobne pytania w stosunku do matki i mają te same obawy. Rodzice zastanawiają się, w jaki sposób zachować się w kwestii kontaktów.

Porozumienie dla dobra dziecka

W pierwszej kolejności warto zalecić, aby rodzice dziecka/dzieci mieszkający osobno porozumieli się na czas zagrożenia epidemicznego, czy dla dobra dziecka nie ograniczyć jego/ich kontaktów ze światem zewnętrznym. Warto mieć na uwadze, że żłobki, przedszkola, szkoły są zamknięte. Dziecko nie powinno być eksponowane na kontakt z nadmierną ilością ludzi. A co za tym idzie, również z otoczeniem rodzica nie zamieszkującym wspólnie. Może warto zweryfikować postanowienie Sądu, ugodę mediacyjną, ugodę sądową określającą kontakty i ustalić szczególne, zgodne z dobrem dziecka kontakty na czas trwania zagrożenia epidemicznego. Być może dla bezpieczeństwa dziecka/dzieci warto poprzestać na kontaktach w miejscu stałego zamieszkania dziecka bądź warto przeprowadzić badania stanu zdrowia w otoczeniu drugiego rodzica. Natomiast wymaga to komunikacji i zrozumienia obojga rodziców. Polubowne rozwiązanie tej kwestii jest jak najbardziej wskazane. Jednak, jak życie pokazuje, bardzo niewielki odsetek rodziców potrafi porozumieć się i dla dobra dziecka, polubownie określić sposób wykonywania kontaktów na czas panującej pandemii koronawirusa.

Co więc w sytuacji, gdy rodzice nie potrafią dojść do porozumienia?

Działalność Sądów w Polsce zawieszona jest co najmniej do dnia 31.03.2020 r. Nie skuteczne będą więc wnioski o zabezpieczenie dotyczące zmiany kontaktów, bądź wnioski o ukaranie rodzica nakazem zapłaty za niezrealizowane kontakty. Rozpoznane zostaną długo po ustaniu zagrożenia. Taka jest niestety sytuacja sądownictwa w Polsce.

Należy jasno powiedzieć i podkreślić, że postanowienia/wyroki sądów o uregulowaniu kontaktów, ugody mediacyjne/sądowe/pozasądowe pozostają w mocy również na czas trwania zagrożenia epidemicznego. Uregulowania te najczęściej nie zawierają zapisów, co w sytuacji szczególnej, gdyż nigdy wcześniej takiej nie było. Trzeba więc mieć na uwadze, że jako takie pozostają w mocy i należy się do nich stosować.

Jednak . . .

Jeśli kontakty rodzica z dzieckiem wiążą się z zagrożeniem dobra dziecka (np. rodzic nie mieszkający z dzieckiem zabiera je w miejsca publiczne, nie stosuje się do zaleceń ministerstwa zdrowia, objęty jest kwarantanną lub ma styczność z osobami objętymi kwarantanną, bądź wracającymi z terenów dotkniętych wirusem, nie dba o higienę, pracuje/mieszka za granicą itp.) można nie wydawać rodzicowi dziecka na kontakty osobiste. Wydanie dziecka będzie wiązało się z zagrożeniem dobra dziecka. A rodzić rozsądny nie powinien narażać dziecka na zagrożenie. Jest to sytuacja szczególna.
W takim stanie rzeczy, Sąd rodzinny i opiekuńczy nie powinien ukarać rodzica nakazem zapłaty za niezrealizowane kontakty. Zwłaszcza jeżeli decyzja ta była rozsądna, umotywowana i podyktowana troską o dziecko, poparta dowodami (rozmowami z rodzicem, wymianą korespondencji itp). Należy pamiętać, że przed Sądem pewne okoliczności należy udowodnić – udokumentować. Warto więc przed decyzją o nierealizowaniu kontaktów, porozmawiać z drugim rodzicem. Nie ma jednak pewności, w jaki sposób Sądy będą oceniały obecną sytuacją. Każda sprawa jest inna. Nie można więc wiążąco określić, co będzie i jaka będzie decyzja Sądu w danej sytuacji. Warto więc skonsultować z radcą prawnym / adwokatem swoją decyzję i zasięgnąć informacji jak konkretna sprawa wygląda w obliczu przepisów prawa i okolicznościach faktycznych.

W orzecznictwie sądów powszechnych i Sądu Najwyższego utarty jest pogląd, że niepożądane jest uwzględnianie zdania rodzica, kosztem dobra dziecka. Priorytet zawsze ma dobro dziecka. Za niepożądane może być uznane domaganie się wydania dziecka poza miejsce zamieszkania w sytuacji zagrożenia epidemicznego i narażenie dziecka na kontakt z osobami objętymi kwarantanną bądź osobami przyjeżdżającymi z rejonów występowania wirusa.

Naruszenie postanowienia/wyroku/ugody/porozumienia przez rodzica musi być przede wszystkim zawinione oraz istotne (por. uzasadnienie post. SO w Toruniu z 10.8.2012 r., VIII Cz 392/12, niepub.). Naruszenie musi wynikać z nieusprawiedliwionej niechęci rodzica do realizowania postanowienia/wyroku/ugody/porozumienia o kontaktach. Należy pamiętać, że sytuacja jest szczególna. Każdy z rodziców musi mieć przede wszystkim na uwadze dobro swojego dziecka a nie niechęć do drugiego rodzica.

Warto zaproponować rozwiązanie sytuacji w ten sposób, by podpisać z drugim rodzicem porozumienie, że obecnie niezrealizowane kontakty będą zrealizowane po ustaniu zagrożenia. Można też zaproponować realizację kontaktów poprzez urządzenia elektroniczne – telefon, komputer, tablet. Urządzenia elektroniczne są bardzo pomocne w dzisiejszych czasach i w sytuacji zagrożenia mogą stanowić platformę do realizacji kontaktów bez zagrożenia dla dobra dziecka.

Konkluzje

Postanowienia/wyroki/ugody/plany wychowawcze pozostają w mocy. Odsyłam więc do myśli podanej na wstępie – w sytuacji szczególnej należy mieć na uwadze przede wszystkim dobro dziecka – więc najlepiej rozważyć i polubownie ustalić z drugim rodzicem sposób realizacji kontaktów na czas trwania zagrożenia epidemicznego. A dopiero w obliczu okoliczności faktycznie zagrażających dobru dziecka, odmówić realizacji kontaktów.

Radca prawny

Alicja Kaszta

tel.: 608 436 324

Czytaj więcej